Empfangskräfte empfangen Besucher/innen und Kunden/innen, nehmen Telefongespräche an, und beantworten erste Anfragen. Sie sind Anlaufstelle in Betrieben und bei Veranstaltungen und sind dafür zuständig, den jeweiligen Dienstgeber bestens zu repräsentieren. Dafür ist nicht nur ein gepflegtes Äußeres und ein kommunikatives und freundliches Auftreten notwendig, sondern auch ein generelles Wissen über den Betrieb und deren Mitarbeiter.
Besucher/innen werden von der Empfangskraft zu den entsprechenden Personen oder zum Zielort weitergeleitet. Falls erforderlich werden von der Empfangskraft Sicherheitsausweise ausgestellt. Zudem sind Empfangskräfte auch für die Entgegennahme von Beschwerden zuständig, die von Kunden oder der Öffentlichkeit kommen. In manchen Fällen übernehmen Empfangskräfte, auch diverse administrative Tätigkeiten, wie die Durchführungen von Reservierungen, die Führung eines Terminkalenders, das Verarbeiten von Texten und die Korrektur solcher. Meist sind Empfangskräfte auch für die Pflege des Empfangsraumes zuständig.
Neben administrativ tätigen Empfangskräften gibt es auch solche, die für den Bereich Sicherheit im Eingangsbereich zuständig sind. Für die Ausübung dieses Berufes im Sicherheitsbereich ist die Sachkundeprüfung gemäß § 34a GewO notwendig.
Für welche Berufe bietet sich eine Weiterbildung zur Empfangskraft an?
- Berufsneueinsteiger/in
- Telefonist/in
- Telefonzentralenoperator/in
- Security/Sicherheitsbeamter/in
- Hotelfachkraft
- Bürokraft
Aufbau und Inhalte der Weiterbildung
Während einer Weiterbildung zur Empfangskraft wird dem Themenbereich Kommunikation, wie allgemeine Kommunikation, Bürokommunikation und interkulturelle Kommunikation besondere Aufmerksamkeit gewidmet. Auch die Themen Büroorganisation, Arbeitsmethodik und Veranstaltungsorganisation werden während eines Lehrgangs behandelt. Neben der Gäste- und Kundenbetreuung wird auch ein Augenmerk auf das Thema Korrespondenz, MS Office (Word, Excel, PowerPoint) gerichtet. Zusätzlich wird alles rund um das Internet, wie Recherche und Dienstleistungsmarketing während einer Weiterbildung zur Empfangskraft unterrichtet.
Lehrgänge zur Empfangskraft vermitteln auch Englisch-Kenntnisse für Anfänger und Fortgeschrittene, näheres zum Thema Recht, sowie eine Einführung in VWL und BWL. Praxisnah wird außerdem ein Telefontraining abgehalten, sowie eine Farb- und Stilberatung angeboten. Manche Lehrgänge inkludieren auch ein Bewerbungstraining, sowie eine Vorbereitung auf die Sachkundeprüfung im Bewachungsgewerbe (nach § 34a GewO).
Berufliche Möglichkeiten für Neueinsteiger/innen nach einer Weiterbildung zur Empfangskraft
Wer sich als Empfangskraft im Beruf bewährt und ausreichend Erfahrung sammelt, hat gute Chancen, innerhalb eines Betriebes eine leitende Tätigkeit übernehmen zu können, beispielsweise als Büroleiter/in, Teamleiter/in, Personalleiter/in oder Assistent/in. Auch bietet sich die Möglichkeit in der Praxis das eigene organisatorische und kommunikative Können unter Beweis zu stellen, sodass Empfangskräfte gerne ins Büroteam aufgenommen werden. Je nach Betrieb können Empfangskräfte ihr Wissen mit einer entsprechenden branchenspezifischen Weiterbildung vertiefen und sich so erweiterte berufliche Perspektiven schaffen.
Diese Weiterbildung wird beispielsweise angeboten von:
- Fritz Wiebel & Partner: Empfang und Rezeption (mit IHK-Zertifikat) in Wiesbaden – zur Webseite
- KOMPASS-NRW GmbH: Empfangskraft / Pförtner (mit Sachkundeprüfung gemäß § 34a GewO) in Essen – zur Webseite
- IBV – Institut für Bildung und Verkehr: Empfangs- und Servicekraft im Hotelgewerbe und Büro- und Empfangskraft in Berlin – zur Webseite
- GBB – Gesellschaft für berufliche Bildung mbH: Servicekraft im Büro in Berlin und Fürstenwalde – zur Webseite
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