Personalsachbearbeiter/innen betreuen nach ihrer Umschulung alle administrativen Bereiche des Personalwesens: vom Recruiting über die Einstellung der Mitarbeiter/innen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zur Personalleitung. Die Spannweite ihres Tätigkeitsfeldes reicht, je nach Betrieb und Arbeitsplatzbeschreibung, von der „guten Seele“ im Büro, die Krankschreibungen entgegennimmt und Lohnzettel verschickt, bis zum Management-affinen Profiler und Human Resources Manager. Entsprechend unterschiedlich sind die Zugänge zum Beruf.
Wie sieht die Tätigkeit eines Personalsachbearbeiters/ einer Personalsachbearbeiterin aus?
Die Personalsachbearbeitung ist eine Querschnittsaufgabe: Als Fachabteilung bzw. zentrale Dienststelle erfasst sie in Betrieben, Verwaltungen und anderen Organisationen die Abläufe verschiedenster Abteilungen und bündelt diese. Personaler sind in vieler Hinsicht Schaltstelle zwischen ihren Vorgesetzten und der Belegschaft.
Zu ihren Aufgaben gehört:
- das Ausfertigen von Arbeitsverträgen
- das Bewerbermanagement
- die Betreuung der Personalbudgets
- die Erstellung der Gehaltsabrechnungen
- das Führen der Mitarbeiterakten
- die Betreuung der Mitarbeiter/innen
- die Kooperation mit Krankenkassen und Behörden und
- die Betreuung von Personalprojekten wie Elternzeit, Teilzeitmodellen und Leiharbeitsfirmen.
Auch bei Betriebsversammlungen und Betriebsratsanhörungen sind die Personalreferent/innen präsent.
Personalsachbearbeiter/innen arbeiten:
- in Unternehmen sämtlicher Wirtschaftsbereiche
- bei Arbeitnehmerlassungen
- in öffentlichen Verwaltungen
- bei Vereinen und Wohlfahrtsverbänden und
- als externe Dienstleister.
Technologien wie Chatbots und Bewerbungsportale spielen im Personalwesen eine immer bedeutendere Rolle. Sie erfassen Bewerbungen automatisch, bewerten sie und erteilen Auskünfte zu Stellenprofilen. Dies entlastet die Personaler. Dem Recruiting, der strategischen Personalführung und Personalentwicklung kommt hingegen immer mehr Bedeutung zu. So ist das Personalwesen ständigen Veränderungen unterworfen, die es zu einem spannenden Arbeitsfeld machen.
Die Zukunftsaussichten und Gehälter von Personalsachbearbeiter/innen
Personalsachbearbeiter/innen sind gefragt, ob als Experten für Lohn- und Gehaltsabrechnung, als Recruiter oder Referent/innen mit psychologischem Geschick und kaufmännischem Know-how. Die Umschulung zum/zur Personalsachbearbeiter/in eröffnet ein großes berufliches Chancenspektrum.
Die Umschulung zum/zur Personalsachbearbeiter/in: Dauer und Inhalte
Der übliche Berufszugang zum Personalsachbearbeiter ist eine kaufmännische oder eine Verwaltungsausbildung mit anschließender Weiterbildung. Quereinsteiger/innen ins Personalwesen haben meist ein Studium der Volks- oder Betriebswirtschaft absolviert und gelangen über Trainee-Programme ins Personalwesen / Human Resource (HR) Management.
Ebenso vielfältig wie die Zugangswege zur Karriere sind die Umschulungsangebote, deren Dauer und Inhalte je nach Ausbildungsziel differieren. Die Weiterbildungen zum Personalsachbearbeiter/ zur Personalsachbearbeiterin dauern zwischen 4 Wochen und 18 Monaten.
Sie umfassen die Themenkomplexe:
- Betriebliches Personalwesen
- Büroorganisation
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Buchführung / Lohnbuchhaltung
- Steuerrecht
- Sozialversicherungsrecht
- Personalplanung
- Personalgewinnung
- Mitarbeiterauswahl
- Entwicklung und Bindung von Mitarbeiter/innen
- Work-Life-Balance
- Change Management
- SAP / Lexware / DATEV.
Welche Bewerbergruppe spricht die Umschulung zum/zur Personalsachbearbeiter/in an, und was setzt sie voraus?
Künftige Personalsachbearbeiter/innen sollten, je nach Lehrgangsprofil,
- über eine kaufmännische Ausbildung oder eine Verwaltungsausbildung verfügen bzw. einen höheren Schulabschluss und ein (abgeschlossenes) Studium mitbringen, möglichst in wirtschaftlichen oder humanwissenschaftlichen Studiengängen (alternativ: Meisterbrief, Aufstiegsfortbildung oder Bundeswehrlaufbahn)
- betriebliche/Verwaltungsstrukturen und -abläufe aus der Praxis kennen und
- MS-Office-Kenntnisse haben.
Gefragt sind außerdem folgende Soft Skills:
- Organisationstalent
- gutes Zeitmanagement
- eine selbstständige, sorgfältige und systematische Arbeitsweise
- Spaß am Umgang mit Menschen
- hohe Belastbarkeit und Flexibilität.
Ausbildungsgehalt und Finanzierungsmöglichkeiten der Qualifikation zum/zur Personalsachbearbeiter/in
Die Kosten für die Umschulung zum/zur Personalsachbearbeiter/in variieren ja nach Ausbildungsziel, Unterrichtsform, Dauer und Anbieter. So kostet die Hybrid-Intensivschulung zum/zur geprüften Personalfachkaufmann/frau (IHK) bei der c&m Akademie Dresden 3.495,– Euro. Die Arbeitnehmerkammer Bremen bietet eine Vollzeit-Präsenzschulung zum/zur Personalsachbearbeiter/in an für 2.500,– Euro, die Münchener Akademie Handel ein Online-Studium zur Personalfachkraft für 1.600,– Euro.
Wenn Sie in Arbeit stehen und sich berufsbegleitend weiterbilden möchten, wird eventuell Ihr Arbeitgeber bereit sein, die Seminarkosten zu übernehmen bzw. zu bezuschussen. Die Unternehmen erhalten hierfür, je nach Bundesland, öffentliche Förderung (Informationen kann man der Förderdatenbank des Bundesministeriums für Wirtschaft entnehmen. Alternativen zur Kostenübernahme sind die bezahlte Freistellung, für die Ihr Arbeitgeber bei der Arbeitsagentur den Arbeitsentgeltzuschuss (AEZ) beantragen kann, oder der Bildungsurlaub (https://rb.gy/2awgdl).
Kommt keine Arbeitgeberförderung infrage, so können Sie den Lehrgang ggf. über den Bildungsgutschein der Arbeitsagentur finanzieren oder über die Bildungsschecks der Länder.
Anbieter der Umschulung zum/zur Personalsachbearbeiter/in
Bundesweit wird eine Vielzahl an Fortbildungen angeboten mit den Lehrgangszielen / Abschlüssen:
- Personalsachbearbeiter/in (DEKRA)
- Personalsachbearbeiter/in (IHK)
- Personalsachbearbeiter/in (interne Zertifikate)
- Kaufmännische Personalsachbearbeiter/in
- Personalsachbearbeiter/in mit Lexware, SAP, DATEV
- Fachkraft Personalsachbearbeitung
- Personalwesen/Basics
u. a. m.
Eine Übersicht aller Lehrgänge gewährt Ihnen die Metasuchmaschine des Leibniz-Instituts für Bildungsforschung (InfoWebWeiterbildung).
Über aktuelle Angebote informiert auch das WIS-Weiterbildungssystem der IHKs.
Die Ausbildung zum/zur Personalsachbearbeiter/in: Alternativen für den Quereinstieg
Quereinsteiger/innen, die keine kaufmännischen Vorkenntnisse haben bzw. nicht aus dem Verwaltungsbereich kommen, haben anstelle der Umschulung zum/zur Personalsachbearbeiter/in folgende Einstiegsalternativen:
- die Aufstiegsfortbildung zum/zur geprüften Personalfachkaufmann/frau (IHK)
- die 3-jährige duale Ausbildung zum/zur Personaldienstleistungskaufmann/frau
- die Ausbildung zum/zur Fachangestellten für Arbeitsmarktdienstleistungen bei der Agentur für Arbeit.
Werkstudent/innen können sich im Zuge ihres Studiums für ein betriebsinternes Trainee-Programm zum Einstieg ins Personalwesen bewerben.
Personalsachbearbeiter/in werden im Fernstudium
Die Fortbildung zum/zur Personalsachbearbeiter/in ist auch online möglich.
Anbieter der 18-monatigen Online-Fortbildung für Bewerber/innen mit kaufmännischen bzw. Verwaltungskenntnissen sind:
- Fernakademie Klett
- Hamburger Akademie für Fernstudien
- ILS
- sgd
Fernstudium 2024 - gratis Studienführer:
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Fernstudiengänge für Quereinsteiger und Personaler, die sich weiterbilden möchten
Wer den Quereinstieg ins Personalwesen ohne kaufmännische Vorkenntnisse anstrebt, kann sich über ein Fernstudium zum/zur Betriebswirt/in Personalwirtschaft, in Personalmanagement bzw. Human Resources Management qualifizieren.
Auch für Personaler, die ihren beruflichen Aufstieg planen, eignet sich das Online-Studium, denn es umfasst u. a. die Bereiche Personalmarketing, Employer Branding, Arbeitspsychologie und Coaching-Strategien.